Hay muchos sistemas ‘físicos’ para llevar a cabo este método, después de probar el papel y dos o tres aplicaciones en el ordenador me he decidido a gestionarlo desde la blackberry.
La blackberry siempre la tengo a mano, lo que me permite capturar cualquier asunto en el momento en que me viene a la cabeza, me lo comunican o me doy de bruces con él. Su gestor de tareas, el que viene de fábrica, parece en principio poco sofisticado y no apto para GTD, pero con dos o tres sencillos trucos se convierte en un poderoso y amigable gestor.
- Es importante poder acceder a las tareas en décimas de segundo, para ello les he asignado la “tecla de conveniencia“, esa que suele estar en un lado de la blackberry.
- No uses las categorías de la blackberry para organizar las tareas por ubicación, ahora veremos como haremos esto. Primero define en tu cabeza, en un papel o en el bloc de notas de la blackberry las categorías o ubicaciones que vas a usar, yo por ejemplo tengo: Inbox, Ordenador, Casa, Oficina, Llamar, Recado, Pensar e Idea. Es importante tenerlas apuntadas en algún sitio para ser coherente y usar siempre las mismas, aunque con el tiempo la lista puede ir cambiando.
- Ahora viene lo bueno. Para crear una tarea no necesitas usar “Nueva tarea”, comienza a escribir directamente la categoría de la tarea, eso hará que se active la búsqueda y te comience a mostrar todas las tareas de esa misma categoría, con lo cual ya vas controlando con el rabillo del ojo que la tarea no esté ya en el sistema, que no se pise con otra, etc. Luego sigue escribiendo, verás que el filtro va dejando sólo las tareas que comienzan igual, cuando finalmente el filtro no muestre ninguna tarea pulsa la tecla “Enter” y termina de escribirla. Si aun no sabes a que categoría pertenece o no puedes pararte a definir correctamente la tarea ponle al principio o al final “Inbox” para procesarla correctamente cuando te sientes a revisar tus tareas.
- Cuando estés en una de las ubicaciones definidas y quieras ver todas las tareas relacionadas sólo tienes que empezar a escribir su nombre en el campo de búsqueda y te saldrán todas las tareas asignadas a esa categoría.
- Aunque GTD no lo recomienda yo utilizo el campo prioridad para todas mis tareas. En cada categoría intento tener como máximo tres o cuatro tareas pendientes marcadas como de alta prioridad. Con esto consigo tener en una sola pantalla, dos a lo sumo, todas mis tareas más importantes a la vista. La prioridad baja es para mi el equivalente al “Tal vez/Algún día” de GTD.
